Principios prácticos para efectuar buenas adquisiciones de productos farmacéuticos
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Ver el documentoSelección de los proveedores y garantía de la calidad
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Gestión eficaz y transparente

1. Las diversas funciones y responsabilidades relacionadas con las actividades de adquisición (selección, cuantificación, especificación de los productos, selección de los proveedores y adjudicación de licitaciones) deberían repartirse entre las diferentes oficinas, comités y personas, en función de los conocimientos técnicos y recursos adecuados con los que cuente cada uno de ellos para desempeñar la función específica.

Justificación y explicación

Los altos directivos encargados de las actividades de adquisición de productos farmacéuticos deben asegurar que éstas se efectúen de modo eficaz, eficiente y conforme a las políticas, leyes y reglamentaciones del país. La oficina de adquisiciones del sistema de salud, que tiene diversos nombres, generalmente se encarga de la gestión propiamente dicha de las actividades de adquisición. Esta oficina debería encargarse asimismo de coordinar lo recibido a fin de lograr los resultados deseados. Pero, en realidad, en la mayoría de los casos pertenecientes al sector público, todas las actividades que forman parte del proceso de adquisición de medicamentos suelen estar enteramente a cargo de una sola oficina o un solo funcionario.

Sin una separación apropiada entre función y autoridad, el proceso de adquisición es mucho más susceptible de estar influenciado por intereses particulares. En este caso, el personal de adquisiciones puede influir en la selección de los medicamentos, manipular los pedidos para aumentar las cantidades de determinados medicamentos, influir en las decisiones relativas a las calificaciones de los proveedores, manipular la adjudicación final de las licitaciones y manipular la presentación de las especificaciones de los productos para limitar la competencia. La distinción entre las funciones decisivas contribuye al profesionalismo, a la fiabilidad y a la eficacia del sistema de adquisiciones.

Aspectos prácticos

Algunas actividades clave de adquisición exigen normalmente diferentes conocimientos técnicos y deberían distinguirse, por ejemplo:

• Selección de medicamentos: debería estar a cargo de un comité responsable de elaborar un formulario nacional o una lista de medicamentos esenciales. En su defecto, debería establecerse para ello un comité especial.

• Cuantificación de las necesidades de medicamentos: deberían colaborar en ello los depósitos de suministros médicos y/o los administradores de distrito o de los centros de salud en los sistemas descentralizados. Sin embargo, la oficina de adquisiciones debería establecer la lista final de adquisiciones.

• Especificaciones de los productos: debería formularlas un comité permanente o un comité técnico especial.

• Selección de los proveedores: debería efectuarla un comité amplio de adquisiciones integrado por administradores y personal técnico, entre ellos expertos en garantía de la calidad.

• Adjudicación de las licitaciones: debería estar reservada a un comité de adquisiciones o a una comisión de licitaciones. El personal de la oficina de adquisiciones puede formular recomendaciones técnicas, pero no debería intervenir en la decisión de adjudicación del contrato.

La adquisición de productos farmacéuticos es una actividad profesional especializada que exige una combinación de conocimientos, capacidades y experiencia. Los organismos encargados del suministro de medicamentos tienen con demasiada frecuencia personal con formación escasa o no especializada en materia de adquisición de productos farmacéuticos. Por tanto, es esencial que los cargos decisivos en materia de adquisiciones y distribución estén ocupados por personal debidamente capacitado y motivado, capaz de gestionar eficazmente el proceso. La oficina de adquisiciones debería tener al menos, un farmacéutico entre sus directivos, además de personal con conocimientos técnicos especializados de farmacia a lo largo de todo el proceso de adquisición.

2. Los procedimientos de adquisición deberían ser transparentes, atenerse a normas escritas en todo el proceso, y seguir criterios explícitos para la adjudicación de los contratos.

Justificación y explicación

La imparcialidad y la imagen de imparcialidad son esenciales para atraer a los mejores proveedores y obtener los mejores precios. Cuando el proceso de licitación de productos farmacéuticos es menos transparente, incluso secreto, suele percibirse como corrupto o injusto. Puede haber denuncias de influencias desleales. Sean verdaderas o falsas, estas acusaciones son perjudiciales, y los proveedores, el personal sanitario y el público pierden confianza en el sistema. Los proveedores no adjudicatarios pueden pensar que no tienen posibilidades de ganar y, en consecuencia, abstenerse de participar en licitaciones futuras. Cuando el número total de posibles proveedores se reduce a un pequeño círculo, disminuye la competencia y los precios aumentan mucho más de lo necesario.

Aspectos prácticos

Los procedimientos de licitación deben ser transparentes. Se deben establecer normas escritas que deben aplicarse en todo el proceso de licitación, y se deben utilizar criterios explícitos para adoptar decisiones de adquisición. El otorgamiento de contratos debería estar exclusivamente a cargo de comités amplios. La adjudicación de licitaciones se debería efectuar correctamente y el otorgamiento de contratos y la tramitación de pedidos se debería efectuar en el plazo más breve posible. La información sobre el proceso de licitación y sus resultados deberán darse a conocer públicamente dentro de los límites estipulados por la ley. Por lo menos tanto los ofertantes como el personal sanitario deberían tener acceso a la información sobre los proveedores adjudicatarios y los precios de todos los contratos ganadores.

3. Las actividades de adquisición deben estar bien planificadas y sus resultados se deben vigilar regularmente; la vigilancia debe comprender una auditoría externa anual.

Justificación y explicación

Para asegurar la disponibilidad oportuna de los medicamentos donde se los necesite, las actividades de adquisición deben planificarse detalladamente. Los responsables de la planificación deben considerar factores tales como el acceso a los proveedores; la disponibilidad de fondos y los plazos; el número de niveles del sistema de logística; las limitaciones de tiempo y los recursos que influyen en las actividades de adquisición, como la selección de medicamentos, la cuantificación, la presentación de ofertas y el otorgamiento de contratos; el tiempo de ejecución a diferentes niveles del sistema; los trámites de importación; el despacho de aduanas y el acceso al transporte.

Aspectos prácticos

En lo que concierne a la planificación y la gestión de las actividades de adquisición, uno de los factores más importantes es el establecimiento de un sistema fiable de información para la gestión (SIG). La falta de un sistema semejante o la incapacidad de utilizarlo debidamente constituyen causas importantes de fracaso del programa. Con dicho sistema se debería hacer un seguimiento de la situación de cada pedido y pago y recopilar la información necesaria para vigilar a los proveedores, como se señala en el principio práctico 11. Es importante que el SIG también haga un seguimiento del número de pedidos y pagos efectuados, las cantidades efectivamente adquiridas en comparación con las previstas, las adquisiciones procedentes de todos los proveedores contractuales, y la adquisición de medicamentos a proveedores no contractuales. En todos los sistemas de adquisiciones, a excepción de los más pequeños, debería informatizarse el sistema de información sobre las adquisiciones para facilitar el seguimiento y la elaboración de informes sobre el desempeño de los proveedores y del sistema de salud.

Debería exigirse a la oficina de adquisiciones que facilitara regularmente información sobre indicadores clave de los resultados de las adquisiciones, seleccionados por los directivos superiores. Algunos indicadores estándar son una relación comparativa de los artículos y cantidades que se preveía adquirir frente a los efectivamente adquiridos; los precios obtenidos en comparación con los precios medios internacionales; los plazos de entrega y el nivel promedio de los servicios de los proveedores; el porcentaje de medicamentos clave en existencias en diversos niveles del sistema de suministro; y un informe sobre agotamiento de existencias.

Al menos una vez al año la unidad responsable debería llevar a cabo una auditoría interna o externa para verificar los registros contables de la oficina de adquisiciones. El auditor debe elaborar un informe de conformidad con la reglamentación vigente de la jurisdicción y, además, enviar una Carta de observaciones detallada la dirección de la organización y al organismo público de supervisión apropiado.

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