Des modes opératoires normalisés seront adoptés et documentés. Tous les processus et modes opératoires intervenant dans la production des matières végétales médicinales, et leurs dates d'exécution, devront être documentés. On trouvera à l'annexe 5 un exemple de fiche de culture. On notera les informations suivantes:

♦ graines et autres matériels de multiplication;

♦ multiplication;

♦ site de culture ou de récolte:

♦ rotation des cultures sur le site de culture;

♦ culture;

♦ application d'engrais, de régulateurs de croissance, de pesticides et d'herbicides:

♦ conditions particulières susceptibles d'influer sur la qualité (y compris la composition chimique) des matières végétales médicinales (par exemple conditions météorologiques extrêmes, exposition à des substances dangereuses et à d'autres contaminants, invasion par des ravageurs);

♦ récolte sur le site de culture ou à l'état sauvage;

♦ toutes opérations de traitement;

♦ transport;

♦ stockage;

♦ application de fumigants.

On préparera plusieurs séries de bons spécimens d'herbier que l'on conservera pour confirmer l'identité des plantes et aux fins de référence. Si possible, on réalisera un dossier photographique (film, vidéo ou images numériques) du site de culture ou de récolte à l'état sauvage et des plantes médicinales cultivées ou récoltées.

Tous les accords entre le cultivateur ou le récolteur, le transformateur et l'acheteur, ainsi que tous les accords concernant les droits de propriété intellectuelle et la participation aux bénéfices seront enregistrés.

Les numéros de lot devront identifier de façon claire et rigoureuse tous les lots de chaque zone de culture ou de récolte à l'état sauvage. Les numéros de lot devront être attribués dès le début de la production. Les matières végétales médicinales issues de plantes sauvages et de plantes cultivées devront porter des numéros de lot différents.

Le cas échéant, les résultats des audits seront rassemblés dans un rapport d'audit contenant des copies de tous les documents, rapports d'analyses et règlements locaux, nationaux et/ou régionaux, conservés conformément aux normes correspondantes.