Codificación sobre el terreno o en la oficina encargada del estudio

Hay dos estrategias básicas para codificar los datos empleados para calcular los indicadores de la prescripción. Una de ellas consiste en que los colectores de datos asignen códigos a medida que registren cada caso. La alternativa es copiar los nombres de los medicamentos tal como aparecen en los registros, dejando los indicadores sin codificar para que otras personas especialmente adiestradas al efecto se ocupen de asignarles códigos más tarde. La elección entre los dos métodos depende del nivel de formación de los colectores de datos. Las personas no muy familiarizadas con los productos farmacéuticos corren el riesgo de confundir nombres de medicamentos parecidos o de no reconocer las distintas denominaciones de un mismo producto. En esos casos, la probabilidad de asignar códigos incorrectos es mayor que si se dedica a personas mejor adiestradas a asignar todos los códigos. La realización de una prueba piloto durante el proceso de formación permite determinar si los colectores de datos tienen los conocimientos suficientes para codificar correctamente por sí solos los indicadores de la prescripción.

El registro de los nombres de los medicamentos y de los diagnósticos permite además realizar análisis complementarios una vez conocidos los valores de los indicadores básicos. Así, por ejemplo, es posible analizar independientemente los casos de paludismo en busca de pautas terapéuticas para problemas específicos, o relacionar la administración de inyecciones con la edad de los pacientes y los diagnósticos. Estos análisis complementarios pueden ser el punto de partida para centrar la atención en aspectos importantes merecedores de un ulterior análisis e intervención.

Análisis de los formularios rellenados

Deberá elaborarse un procedimiento para comprobar cada día que los datos reunidos son completos y de buena calidad y validar la precisión de la codificación analizando un porcentaje de los formularios rellenados por cada colector de datos o codificador. Durante el análisis los responsables del estudio podrán determinar la manera de codificar cualquier casilla vacía resaltada por los colectores de datos.

Supervisión sobre el terreno

Una vez iniciado el acopio de datos, es importante que el coordinador se reúna con regularidad con los colectores de datos y acuda con ellos periódicamente al terreno para velar por que se respeten los procedimientos acordados.