Les renseignements nécessaires à la distribution comportent, outre les données techniques pour la bonne conservation des produits, des renseignements relatifs à la sélection et à la quantification des médicaments.

Le système de distribution doit savoir quels sont les médicaments autorisés dans le pays, ceux qui sont autorisés dans les différentes catégories de services de santé et ceux qui sont vitaux et essentiels d’après la classification VEN. Inversement, les services de soins doivent savoir quels sont les médicaments disponibles dans les pharmacies. Ces renseignements ne sont pas toujours diffusés de façon assez large; le manque d’information peut créer des ruptures de stock ou des sentiments de pénurie, si sont distribués des médicaments non prescrits, ou a contrario si sont prescrits des médicaments non distribués.

La quantification des médicaments nécessite des renseignements à différents niveaux. La gestion fine des entrées de stocks dans une pharmacie repose sur la connaissance précise de l’état du stock et des flux passés de sortie; il faut donc disposer des données nécessaires au niveau périphérique. Au niveau central, il n’est pas possible de simplement regrouper les données décentralisées, car de nombreuses données manqueront et d’autres considérations peuvent intervenir, comme des modifications des schémas thérapeutiques ou des changements dans la politique pharmaceutique. Il faut donc qu’il y ait au niveau central un système spécifique d’information permettant la quantification. S’il existe des dépôts à un niveau intermédiaire, par exemple régional, ce niveau doit aussi avoir son propre système d’information.