1. Différentes fonctions et responsabilités concernant les achats (choix, détermination de la quantité, spécification du produit, présélection des fournisseurs et passation des marchés) peuvent être réparties entre différents bureaux, comités et personnes, chacun disposant de l’expérience et des ressources correspondant à la fonction spécifique.

Justification et explication

Les hauts responsables des achats doivent veiller à se procurer les produits pharmaceutiques de manière efficace, efficiente et conformément aux politiques, à la législation et à la réglementation du pays. Le bureau des achats du système de santé - qui peut porter différents noms - est normalement responsable de la gestion des achats. Le bureau des achats doit être responsable de la coordination de tous les éléments permettant d’atteindre le résultat voulu. Dans la plupart des contextes du secteur public on constate cependant que l’ensemble des fonctions concernant les achats de produits pharmaceutiques sont concentrées dans un seul bureau ou sur la personne d’un seul responsable.

Si les fonctions et les pouvoirs ne sont pas bien séparés, le risque de voir la procédure des achats influencés par des intérêts particuliers est beaucoup plus grand. Les préposés aux achats pourraient alors être en mesure de diriger la sélection des médicaments, de manipuler les commandes de manière à accroître les quantités de certains produits, d’influencer les décisions sur le choix des fournisseurs, de manipuler l’adjudication et de modifier les spécifications du produit pour fausser la concurrence. En séparant les fonctions clés, on contribue à accroître le professionnalisme, la transparence et l’efficacité du système des achats.

Aspects pratiques

Plusieurs fonctions essentielles des achats font appel à différents types d’expertise et doivent être séparées. On peut par exemple mentionner:

• La sélection des produits qui doit être effectuée par un comité national du formulaire ou de la liste des médicaments essentiels. Lorsqu’un tel comité n’existe pas, il convient de mettre sur pied un comité spécial à cette fin.

• La détermination de la quantité à acheter qui doit être fondée sur les données soumises par les magasins et/ou les responsables d’installations sanitaires ou de district dans des systèmes décentralisés. Mais, c’est le bureau des achats qui doit établir la liste finale des produits à acheter.

• Les spécifications des produits qui doivent être établies par un comité permanent ou un comité technique ad hoc.

• La présélection des fournisseurs qui doit relever d’un comité élargi des achats composé de responsables et de personnels techniques, y compris des experts de l’assurance de la qualité.

• La passation des marchés qui doit relever du comité des achats ou du conseil des adjudications. Le personnel du bureau des achats peut formuler des recommandations techniques, mais il ne devrait pas pouvoir prendre part à la décision concernant le contrat.

Les achats de produits pharmaceutiques représentent une activité professionnelle spécialisée qui fait appel à tout un éventail de connaissances, de compétences et de données d’expérience. Trop souvent, les organismes d’approvisionnement sont constitués de personnes qui n’ont aucune - ou pratiquement aucune - formation ou aucune formation spécifique dans le domaine des achats de produits pharmaceutiques. Il est donc indispensable que ceux qui occupent des postes clés dans le domaine des achats et de la distribution soient bien formés et très motivés et en même temps capables de gérer le processus des achats de manière efficace. Le bureau des achats doit compter au moins un pharmacien parmi ses cadres supérieurs et pouvoir faire appel à l’expertise des pharmaciens tout au long de la chaîne des achats de produits pharmaceutiques.

2. Les procédures pour les achats doivent être transparentes, suivre des prescriptions écrites précises tout au long du processus et utiliser des critères explicites pour la passation des marchés.

Justification et explication

L’équité et la perception de l’équité sont indispensables pour attirer les meilleurs fournisseurs et obtenir les meilleurs prix. Lorsque la procédure d’appel d’offres est moins transparente voire opaque, elle peut donner lieu à des accusations de corruption, d’injustice ou de trafic d’influence. Qu’elles soient vraies ou non ces accusations sont nuisibles et les fournisseurs, les dispensateurs de soins et le grand public n’ont plus confiance dans le système. Les fournisseurs qui n’ont pas obtenu de contrat risquent de penser qu’ils n’ont aucune chance et par conséquent ne soumettront plus d’offres par la suite. A mesure que le nombre des fournisseurs potentiels diminue, la concurrence sur les prix diminue elle aussi et les prix ont tendance à devenir beaucoup plus élevés qu’ils ne devraient l’être.

Aspects pratiques

La passation des marchés doit se faire dans la transparence. Des procédures écrites précises doivent être mises au point et suivies tout au long des appels d’offres et les décisions en matière d’achat doivent être fondées sur des critères explicites. Seuls des comités ayant une assise large doivent être habilités à passer des contrats. La passation des marchés doit respecter les formes, et les contrats doivent être octroyés et les commandes passées le plus rapidement possible. L’information sur les appels d’offres et les résultats doit être publique dans la mesure où la législation le permet. Au minimum, ceux qui offrent leurs services et le personnel de santé doivent avoir accès à l’information sur les fournisseurs qui ont été choisis et sur les prix prévus dans les contrats.

3. Les achats doivent être bien planifiés et le processus surveillé attentivement; la surveillance comprendra un audit externe annuel.

Justification et explication

Pour assurer que les médicaments soient disponibles lorsqu’on en a besoin et là où on en a besoin, les achats doivent être planifiés attentivement. Les responsables de la planification doivent envisager des facteurs comme l’accès aux fournisseurs, la disponibilité des fonds, le nombre de niveaux du système logistique, les contraintes de temps et de ressources affectant les fonctions d’achat comme la sélection des médicaments, la détermination des quantités à acheter, les appels d’offres et la passation des contrats, les délais nécessaires aux différents niveaux du système, les procédures à suivre pour l’importation, le passage en douane et l’accès aux moyens de transport.

Aspects pratiques

Un système d’information gestionnaire fiable est l’un des éléments les plus importants de la planification et de la gestion des achats. L’absence d’un tel système ou l’impossibilité de l’utiliser de manière appropriée est souvent la cause principale de l’échec d’un programme. Le système doit suivre la situation de chaque commande et de chaque paiement et regrouper les données nécessaires pour la surveillance des fournisseurs, comme indiqué au principe opérationnel 11. Il est important que le système suive aussi le nombre des commandes passées, les versements effectués, les quantités effectivement achetées comparativement aux estimations, les achats de l’ensemble des fournisseurs avec lesquels des contrats ont été établis et les achats effectués auprès de fournisseurs sans contrat. Dans tous les systèmes d’achats, sauf les plus petits, le système d’information sur les achats doit être informatisé de manière à faciliter le travail de surveillance et de notification concernant l’efficacité des fournisseurs et du système de santé.

Le bureau des achats doit être tenu de soumettre des rapports périodiques sur des indicateurs clés des résultats, choisis par les hauts responsables. Les indicateurs types comprendront notamment les articles et les quantités prévus et ceux qui ont été effectivement achetés; les prix obtenus et les prix internationaux moyens; les délais moyens accordés aux fournisseurs et le niveau de service; le pourcentage des médicaments importants en stock aux différents niveaux du système d’approvisionnement, et un rapport sur les produits en rupture de stock.

Une fois l’an au moins l’unité des achats doit faire l’objet d’un audit interne ou externe qui vérifiera la comptabilité du bureau des achats. Le vérificateur établit un rapport d’audit conformément à la réglementation en vigueur et formule également un avis destiné à la direction de l’organisation et à l’organe public de contrôle approprié.