7.1 Deben documentarse todos los procesos y procedimientos que pudieran afectar a la calidad del producto.

7.2 Deben documentarse las circunstancias extraordinarias que tengan lugar durante el período de crecimiento que puedan influir en la composición química de la planta medicinal o medicamento herbario, como las condiciones climáticas extremas y las plagas, particularmente las que ocurran durante el período de la cosecha.

7.3 En el caso de las plantas medicinales o medicamentos herbarios cultivados, deben documentarse todas las etapas del procesado, incluido el lugar de cultivo. Todos los agricultores deben mantener registros acerca de los campos de cultivo en los que se indiquen los cultivos anteriores y los productos fitosanitarios utilizados.

7.4 En el caso de las plantas medicinales o medicamentos herbarios cultivados, es esencial documentar el tipo de cosechado, la fecha y la cantidad cosechada, así como las sustancias químicas o de otro tipo utilizadas durante la producción, como fertilizantes, plaguicidas, herbicidas y promotores del crecimiento.

7.5 Debe documentarse la aplicación de productos de fumigación.

7.6 Debe describirse, de la forma más precisa que sea posible, la ubicación geográfica de la zona de recolección y el período de cosechado.

7.7 Todos los lotes obtenidos de cada zona designada deben identificarse mediante un número de lote, de forma inequívoca e inconfundible. La asignación de número de lote debe realizarse en una etapa temprana. Deben asignarse números de lote diferentes a los materiales de plantas medicinales o medicamentos herbarios recolectados y cultivados.

7.8 Únicamente podrán mezclarse lotes de zonas geográficas diferentes si puede garantizarse que la mezcla será homogénea. Las operaciones de mezclado deben documentarse adecuadamente.

7.9 Todos los acuerdos (directrices relativas a la producción, contratos, etc.) entre el productor o recolector y el comprador deben quedar reflejados por escrito. Debe documentarse el cumplimiento de estos acuerdos en las actividades de cultivo, cosechado y elaboración. En la documentación debe incluirse, como mínimo, información sobre la ubicación geográfica, el país de origen y el productor responsable.

7.10 Los resultados de las auditorías deben documentarse en un informe de auditoría (con copia de todos los documentos, informes de auditoría, informes de análisis) que se conservará durante al menos diez años.