Les ruptures de stock et les excès de stockage proviennent d’insuffisances de l’ensemble du système d’approvisionnement: par exemple, le manque de devises peut limiter les acquisitions en médicaments ou en matières premières; à la périphérie, les livraisons sont reçues indépendamment de l’état des stocks et des consommations; ou encore, les tarifs de vente des médicaments sont plus bas que les coûts d’acquisition et de gestion et ne permettent pas de renouveler les stocks. Pour qu’il n’y ait pas de rupture de stock, les livraisons doivent permettre aux stocks de rester au-dessus d’un certain niveau, le stock de sécurité. Cela suppose plusieurs conditions: connaître, à tout moment, l’état du stock et ses mouvements (les entrées et les sorties) et surtout pouvoir décider des entrées et des sorties de stock. (Les outils de gestion des stocks permettant d’avoir les informations adéquates sont bien connus.) L’état et les mouvements des stocks ne peuvent être connus précisément et rapidement qu’à la périphérie, là où sont situés les stocks, mais cette connaissance ne se fera que si elle est utile pour des décisions: si elle est assortie d’un pouvoir de décision. On insistera donc ici sur ce pouvoir de décision: il est lié au financement.

Le moyen le plus sûr pour qu’il y ait, à la périphérie, un réel pouvoir de décision est que ce niveau dispose de moyens de financement pour payer le réapprovisionnement. Ces moyens peuvent être fournis par différentes sources: les patients, un système de prépaiement, une assurance-maladie, une subvention publique sous forme de fonds versés ou sous forme d’un budget ouvert auprès d’une centrale d’achat. A l’inverse, lorsqu’une centrale d’achat envoie des médicaments sans commande préalable de la périphérie, elle peut difficilement ajuster les quantités aux besoins, car elle n’est pas en position de connaître l’état des stocks et ses variations. Si pour chaque sortie de médicament du stock, il y a paiement à un prix qui couvre les coûts, la pharmacie dispose des moyens pour se réapprovisionner. Cependant, dans de nombreux cas, le financement est insuffisant pour satisfaire les besoins.

Si la déliorance des médicaments est gratuite ou à faible prix, les sorties de médicaments ne fournissent pas assez d’argent pour couvrir le coût de réapprovisionnement; dans d’autres cas, le montant de la trésorerie ne permet pas d’acquérir un stock suffisant. Dans ces cas-là, il faut pouvoir décider des priorités soit entre patients (éthiquement toujours très difficile), soit entre médicaments, par exemple en cherchant à s’approvisionner par priorité en quantités suffisantes en médicaments vitaux.