Les douze principes opérationnels de bonne pratique en matière d’achats de produits pharmaceutiques visent à améliorer les achats de produits pharmaceutiques par les ministères de la santé, les organismes d’approvisionnement, les organisations non gouvernementales et les autres organisations concernées par l’approvisionnement. En introduisant et en utilisant ces principes, il faut bien garder à l’esprit les points suivants:

Les principes opérationnels doivent servir à mettre sur pied des procédures opérationnelles types

Ces douze principes constituent les conditions minimales d’un système fiable et économique d’achats de médicaments. Ils doivent servir de base à l’élaboration d’un ensemble plus détaillé de procédures opérationnelles types tenant compte de la situation institutionnelle caractéristique et des conditions du marché dans lesquelles le système doit fonctionner.

Les procédures opérationnelles types doivent être activement mises en œuvre et surveillées

Les principes opérationnels et les procédures opérationnelles types doivent être appuyés par la politique, la réglementation et la législation pharmaceutiques nationales. Les organismes internationaux et les autres organisations de l’extérieur qui apportent un soutien technique et financier au système d’approvisionnement national en médicaments doivent être priés de soutenir et de promouvoir leur application.

Les bonnes pratiques en matière d’achats de produits pharmaceutiques ne sont possibles que dans le cadre d’un système d’approvisionnement bien géré

Les procédures opérationnelles types ne peuvent améliorer les achats de médicaments que si elles sont appliquées dans le cadre d’un organisme d’approvisionnement en médicaments bien géré. Cet organisme peut être un entrepôt médical central de type classique, un organisme autonome ou semi-autonome d’approvisionnement en médicaments, un organisme non gouvernemental indépendant ou un autre type d’organisme d’approvisionnement. Parmi les facteurs déterminants qui aboutiront à des organismes d’approvisionnement en médicaments performants, on peut mentionner les suivants: une direction compétente; une politique adéquate en matière de personnel; un large conseil chargé de la planification et du suivi des opérations; des conditions appropriées prévues dans les contrats entre le gouvernement et le fournisseur; et des systèmes fiables de financement et de comptabilité.

Il faut choisir le modèle qui convient pour les achats et la gestion des stocks

Les achats peuvent s’effectuer par un seul appel d’offres annuel, par une série d’appels d’offres périodiques tout au long de l’année, par un système d’inventaire perpétuel dans lequel les achats sont effectués dès que les stocks tombent en dessous d’un certain niveau ou par une association de ces systèmes.

Le choix dépend de divers facteurs, notamment le type de médicaments utilisés (médicaments coûteux, durée de péremption limitée, taux de consommation élevé ou faible), la situation géographique, la capacité de production locale, la consommation totale et d’autres facteurs. La géographie joue un rôle important car les zones plus isolées ont tendance à faire des achats moins fréquents. La capacité de production locale permet plus de souplesse et des livraisons plus fréquentes. Les articles d’un certain volume peuvent être achetés plus souvent pendant l’année. Le choix du modèle des achats et de l’inventaire affecte le coût direct des médicaments, les besoins en personnel (si les achats sont fréquents, il en faut davantage) et les frais de gestion des stocks (les achats moins fréquents supposent des capacités d’entreposage plus importantes).

A un certain stade, un système informatisé efficace doit être introduit pour la gestion des stocks. Ceci se fera probablement par étapes, le système étant mis au point ou appuyé par une entreprise locale. Un système manuel de gestion des stocks qui donne satisfaction peut être converti en un système informatisé.

La législation et la réglementation devront parfois être adaptées

La législation et la réglementation nationales apportent le cadre juridique nécessaire aux procédures d’achats, à l’application des contrats, à l’autorité financière, à la responsabilité comptable du personnel et aux autres aspects critiques des achats. La législation et la réglementation actuelles peuvent être entièrement compatibles avec les douze principes de base. Mais souvent, des modifications de la législation ou de la réglementation seront nécessaires.

Un problème fréquent tient au fait que les règles générales des achats de médicaments par le secteur public ne tiennent pas compte des besoins d’achats spécialisés concernant les produits pharmaceutiques. Il ne s’agit parfois pas seulement de déterminer les modifications qui s’imposent, mais aussi de convaincre les autorités juridiques et financières compétentes qu’une approche différente s’impose pour les achats de produits pharmaceutiques. Parmi ces exigences particulières on peut mentionner: la séparation des fonctions essentielles des achats, la nécessité d’un audit financier, l’utilisation obligatoire des noms génériques, l’enregistrement des produits (qui s’applique aussi au secteur public, mais n’est souvent pas appliqué) et les compétences formelles des fournisseurs. Les autres questions connexes sont les politiques de prix et les critères éthiques pour la promotion des médicaments.

La capacité doit être renforcée

Les achats de produits pharmaceutiques constituent une activité professionnelle spécialisée qui suppose tout un ensemble de connaissances, de compétences et d’expériences. Trop souvent, les organismes d’approvisionnement en médicaments ne disposent que de personnels qui n’ont que peu ou pas été formés aux achats de médicaments. Il est donc essentiel que les personnels occupant des postes clés pour les achats soient bien formés et très motivés. La formation peut être organisée par le biais de cours nationaux ou internationaux, par des apprentissages auprès d’organismes internationaux d’approvisionnement ou d’organismes dans d’autres pays ou par un appui apporté à court ou à long terme par des conseillers techniques de l’extérieur.

Des organismes internationaux et bilatéraux doivent appuyer le système national des achats

L’aide au développement par des prêts, des subventions et d’autres moyens financiers vise à contribuer au développement à long terme du secteur de la santé. L’assistance technique de l’extérieur vise à mettre en place une capacité locale et à développer durablement les systèmes et doit donc être compatible avec les politiques du pays.

Il est indispensable que l’aide au développement renforce les bonnes pratiques en matière d’achats de produits pharmaceutiques, s’efforce d’instaurer un système durable et ne vienne pas affaiblir ou retarder la mise en place de telles pratiques dans le pays. Du point de vue du développement, un investissement en faveur de la formation aux bonnes pratiques en matière d’achats peut être plus important que le simple fait d’acheter des médicaments. Ainsi, des organismes internationaux, multilatéraux et bilatéraux devront parfois réexaminer leurs propres procédures, exigences et conseils techniques à la lumière du présent document. De même, les Principes directeurs applicables aux dons de médicaments de l’OMS ou les adaptations nationales de ces principes doivent être respectés par les organismes extérieurs.

Des arrangements spéciaux sont nécessaires pour les achats dans les systèmes décentralisés

De plus en plus, les fonctions du système de santé sont décentralisées vers les services de santé au niveau provincial ou local, ou au niveau des districts. Dans le secteur pharmaceutique, le bilan de la décentralisation a été mitigé. Des achats décentralisés peuvent menacer une bonne sélection des médicaments, les réductions de prix obtenues en cas d’achats de grandes quantités, l’assurance de la qualité et la transparence.

D’une manière générale, les douze principes fondamentaux pour les bonnes pratiques en matière d’achats s’appliquent aussi dans les systèmes décentralisés, mais en pratique il faudra parfois les adapter. Par exemple, la séparation des fonctions essentielles est parfois difficile lorsque le personnel local est limité. Les achats en grandes quantités ne sont parfois possibles que si les districts et les grandes unités de santé regroupent leurs commandes et négocient un seul contrat. Dans un système de livraison directe, les médicaments sont alors livrés et payés par le district ou l’unité de santé. Enfin, il peut être difficile pour les autorités locales de vérifier la qualité des médicaments. Certains systèmes décentralisés font appel à une liste de fournisseurs qualifiés obtenue par les autorités nationales.

Pour garantir de bonnes pratiques en matière d’achats de médicaments dans les systèmes décentralisés, il importe de bien clarifier le rôle des autorités centrales. C’est généralement à elles qu’il incombe de garantir la sécurité et l’efficacité de tous les médicaments circulant dans le marché et dans les systèmes de santé et de surveiller les résultats obtenus par les systèmes d’achats décentralisés. En outre, les autorités centrales sont en mesure de faire des appels d’offres pour les prix des médicaments pour des systèmes de livraisons directes.

Autres questions opérationnelles

Il existe aussi d’autres possibilités pour améliorer les achats qui méritent d’être envisagées, et notamment:

• l’utilisation des organismes internationaux d’approvisionnement en médicaments comme Equipment for Charity Hospitals Overseas (ECHO), l’International Dispensary Association (IDA) et l’UNICEF. Leurs services peuvent être particulièrement utiles lorsqu’on a besoin de produits en quantités réduites;

• l’accès à l’information sur les prix et les fournisseurs. Les pays peuvent actuellement obtenir des informations comparatives sur les prix grâce à l’International drug price indicator guide (Management Sciences for Health et Banque mondiale, 1999);

• les systèmes primaires et secondaires de préinscription et de post-inscription des fournisseurs;

• la gestion de systèmes mixtes de médicaments achetés et reçus en dons, surtout dans les pays où une grande partie de l’approvisionnement en médicaments se fait sous la forme de dons. Dans ces pays, une politique active des donateurs, des indications claires des besoins en médicaments fournis aux donateurs potentiels et l’annonce et l’enregistrement rapides des dons de médicaments sont extrêmement importants pour tirer le maximum des dons et éviter que les demandes de dons ne viennent faire double emploi avec les commandes de médicaments.