Si la planificación y la preparación del trabajo de campo son adecuadas, mayor será la probabilidad de que la recopilación y el registro de los datos se hagan de forma fiable. A continuación se analizan algunos de los pasos necesarios para ello.
Elaborar listas de referencia de los medicamentos
El uso de los indicadores 1 a 5 y 12 depende de la disponibilidad de listas de los medicamentos esenciales, los nombres genéricos y los antibióticos, así como de los medicamentos indispensables que deberían estar siempre en existencia (véase el capítulo 2). Estas listas deberán elaborarse en todos los casos antes del comienzo del trabajo de campo. A medida que avance el estudio, los colectores de datos se irán encontrando con medicamentos no incluidos en las listas iniciales; de ahí la necesidad de disponer de procedimientos eficientes para actualizar y distribuir las nuevas listas a todos los colectores de datos.
Seleccionar y formar al personal y organizar pruebas piloto
Un paso indispensable de la preparación del trabajo de campo es la identificación y formación de las personas que reunirán y codificarán los datos. El cuadro 5 presenta un modelo de programa de adiestramiento para los colectores de datos.
Sobre la base de experiencias anteriores, se recomienda emplear como mínimo a dos colectores de datos preparados para trabajar en equipo, para así poder reunir todos los datos en un solo día en cada uno de los servicios. Para que los resultados sean coherentes, todos los colectores de datos deberán recibir la formación conjuntamente, y realizar luego unas prácticas, también conjuntamente, en uno o dos centros piloto. Este paso es importante pues brinda la ocasión de identificar y resolver problemas no previstos, y permite además identificar a los «líderes naturales» capaces de ayudar a los otros colectores de datos en caso de dificultad. Por último, la capacitación y las pruebas piloto permiten a los planificadores del estudio realizar estimaciones realistas sobre el tiempo que se necesitará para reunir los datos en cada uno de los lugares estudiados.
Selección y preparación de los centros que integrarán la muestra
En el capítulo 3 se han abordado ya algunas de las cuestiones que plantea la elección de una muestra apropiada de servicios; el anexo 1 presenta los procedimientos de muestreo. Una vez seleccionados los servicios y formado el personal, el trabajo de campo puede dar comienzo. Una clave del éxito del estudio es la correcta preparación de los centros incluidos en la muestra.
Cuadro 5
Modelo de curso de adiestramiento para los colectores de datos
| |
Tema |
Medios
auxiliares |
Duración |
1. |
Descripción general del proyecto
• Explicación de en que consiste un estudio de indicadores y del interés del Ministerio de Salud por los indicadores;
• Papel de los colectores de datos;
• Trabajo que debe realizarse, fechas de comienzo y final;
• Días de trabajo y remuneración;
• Numero de lugares que debe visitar cada colector de datos |
Carpeta de
información
sobre el estudio |
60
minutos |
2. |
Sobre como reunir los datos
• Mostrar los formularios de indicadores de la prescripción y de la asistencia al paciente, formulario resumido sobre el servicio;
• Señalar los campos reservados para los distintos tipos de datos e indicar que algunos de ellos requieren datos codificados |
Formularios
de acoplo
de datos |
15
minutos |
3. |
Codificación de los actos de prescripción
• Los datos deben estar organizados de manera normalizada;
• El formulario reserva espacio para los nombres y los códigos de los pacientes, así como para los códigos para los indicadores;
• La función del colector de datos es localizar en los archivos clínicos información sobre la población de pacientes y los medicamentos prescritos, y registrarla en el formulario |
Formulario de
indicadores de
la prescripción |
15
minutos |
4. |
Códigos de los medicamentos (caso de emplear el formulario detallado del acto de prescripción)
• Hay medicamentos con nombres parecidos, de ahí la necesidad de precisión;
• Deben registrarse todos los medicamentos despachados o no |
Lista de
referencia de
los medicamentos |
15
minutos |
5. |
Sesión practica de registro de datos en los formularios de indicadores de la prescripción
• Partiendo de 10 casos no problemáticos, mostrar como transcribir los datos de los registros del servicio de salud a los formularios;
• Emplear 10 casos mas que ilustren algunos de los problemas mas comentes (datos ilegibles, encuentros en los que no se prescribe ningún medicamento antibióticos no incluidos en la lista de medicamentos) |
Formularios de
indicadores de
la prescripción,
datos de la
muestra
a registrar |
60
minutos |
6. |
Como seleccionar la muestra retrospectiva de contactos de los pacientes (si es necesario)
• Procedimientos para reunir las listas que constituirán la base del muestreo y para enumerar los casos;
• Emplear cualquier dato adicional que haga falta sobre problemas de salud y medicamentos para completar la información sobre los contactos |
Listas/formularios
resumidos sobre
los servicios |
60
minutos |
7. |
Observar y encuestar a los pacientes
• Como muestrear a los pacientes para determinar la asistencia y la información recibidas
• Determinar con precisión los tiempos de exploración y despacho;
• Criterios para determinar si están correctamente informados |
Formularios de
la asistencia
al paciente |
50
minutos |
8. |
Reunión de datos sobre otros indicadores
• Criterios acerca de las listas o recetarios de medicamentos esenciales;
• Encuesta sobre los medicamentos en existencia en los centros de salud |
Formularios
resumidos sobre
los servicios |
30
minutos |
9. |
Practicas sobre el terreno
• Visitar uno o dos servicios y reunir series completas de datos sobre los mismos
• Hacer el cuadro recapitulativo y el informe sobre el servicio |
Todos los
formularios |
1 día |
10. |
Debate final
• Analizar la experiencia reportada por las pruebas sobre el terreno y tratar los problemas y dudas suscitados
• Asignar los colectores de datos a equipos de trabajo
• Finalizar el plan de acopio de datos y la organización del trabajo (cronograma transporte comunicaciones) |
Listas y
formularios |
1/2 día |
Parte de la preparación política consiste en informar debidamente a las autoridades oportunas acerca de los objetivos y métodos del estudio. Así es más probable que los resultados del estudio sean aceptados y utilizados. También es aconsejable visitar a ser posible cada uno de los centros de la muestra con antelación. Estas visitas se pueden aprovechar para fomentar la cooperación activa del personal clínico y farmacéutico, así como para empezar a organizar el trabajo. Los planificadores del estudio pueden identificar las fuentes de datos necesarias en cada servicio, prepararlas para su posterior empleo por los colectores de datos, y tomar nota de cualquier condición especial necesaria para seleccionar la muestra de contactos.
Elaboración del programa de visitas de acopio de datos
El número de días necesarios para reunir los datos se puede estimar a partir del número de contactos previsto para cada servicio. El número de centros cuyo estudio pueda completarse en un determinado periodo de tiempo dependerá del número de colectores de datos, del tamaño de las muestras, del tiempo invertido en el desplazamiento de un centro a otro y del nivel de actividad del servicio. Por lo general, un equipo de dos colectores de datos es suficiente para encuestar un servicio al día. Antes de empezar a reunir los datos debe prepararse un programa de visitas que especifique las fechas reservadas para cada centro. Deberá notificarse por adelantado a cada servicio la fecha de visita de los colectores de datos. Algo que puede ser útil, si los fondos lo permiten, es «contratar» a uno o más miembros del personal de cada servicio para que ayuden a los colectores de datos a localizar los registros e interpretar la información manuscrita.
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