Certains centres pour les substances de référence accompagnent leurs produits d'une abondante documentation comportant notamment le mode d'emploi. D'autres en revanche ne donnent aucune information, si ce n'est le nom du produit et celui de l'autorité qui le délivre. Ces différences de pratique risquent de conduire à un usage incorrect des substances de référence. Il est donc souhaitable de formuler des recommandations relatives aux renseignements à fournir avec les substances de référence et à leur mode d'expression.

Les étiquettes des substances chimiques de référence devront porter les indications suivantes:

a) nom de la substance;

b) type de substance de référence (par exemple substance chimique internationale de référence, substance chimique nationale de référence, spécimen authentique, etc.);

c) nom et adresse de l'autorité qui délivre la substance;

d) quantité approximative de substance contenue dans le récipient;

e) numéro du lot ou numéro de contrôle.

Les indications suivantes seront également données, soit sur les étiquettes, soit sur les documents joints:

i) conditions recommandées pour le stockage (si des conditions spéciales sont requises, elles doivent figurer sur l'étiquette);

ii) usage auquel la substance de référence est destinée;

iii) mode d'emploi (par exemple instructions relatives à la dessiccation du matériel avant usage et toutes mises en garde nécessaires);

iv) renseignements sur la composition de la substance de référence, permettant le calcul des résultats des épreuves auxquelles la substance est destinée;

v) refus de responsabilité au cas où la substance de référence serait incorrectement utilisée, stockée dans des conditions défectueuses ou utilisée à d'autres fins que celles qui sont prévues par l'autorité qui la délivre.

Il est recommandé que les données analytiques figurant dans les certificats fournis avec les substances de référence soient réduites au minimum compatible avec l'usage correct de la substance dans les épreuves et les dosages pour lesquels elle est délivrée. Toutefois, le compte rendu analytique complet doit pouvoir être fourni quand cela est nécessaire pour évaluer si une substance de référence convient à un usage autre que celui auquel elle était destinée. Il peut également être souhaitable de fournir une information générale plus complète sur la substance de référence considérée, soit sur une notice séparée, soit dans le certificat.